Công chứng điện tử: Bước tiến tất yếu trong kỷ nguyên số

Ngày 15/4/2026 đánh dấu một cột mốc quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số của ngành công chứng khi hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất bằng văn bản điện tử đầu tiên được thực hiện thành công theo hình thức trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Sự kiện không chỉ khẳng định tính khả thi của công chứng điện tử trong thực tiễn mà còn mở ra phương thức giao dịch mới an toàn, minh bạch và thuận tiện cho người dân, doanh nghiệp.

Tại Hội nghị tham vấn triển khai Giải pháp công chứng điện tử hiệu quả – Sứ mệnh bảo vệ nghề công chứng do Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tổ chức mới đây, ông Đào Duy An, Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam nhấn mạnh, trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, cải cách hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử, giấy tờ, hồ sơ, dữ liệu và giao dịch đang được điện tử hóa ngày càng sâu rộng; hoạt động công chứng - vốn gắn trực tiếp với các giao dịch dân sự, đất đai, nhà ở, tín dụng và với nhiều thủ tục hành chính không thể đứng ngoài xu thế này.

Theo ông An, vấn đề đặt ra không còn là có chuyển đổi số hay không, mà là lựa chọn mô hình và lộ trình phù hợp. Công chứng điện tử được xác định không chỉ là một giải pháp kỹ thuật mà còn là điều kiện sống còn để bảo vệ và phát triển nghề công chứng trong môi trường số.

Theo đó, ông An cho rằng, công chứng điện tử không đơn thuần là số hóa một số khâu nghiệp vụ, mà là giải pháp chuyển đổi số tổng thể đối với hoạt động công chứng. Muốn triển khai hiệu quả, công chứng điện tử phải được xây dựng trên ba trụ cột.

Trụ cột thứ nhất là hoạt động công chứng điện tử, ứng dụng công nghệ và dữ liệu số xuyên suốt quy trình từ tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra hồ sơ, tra cứu, xác minh thông tin, soạn thảo, ký số, lập văn bản công chứng điện tử đến trả kết quả. Đồng thời, tăng cường kết nối, khai thác các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành, giảm tối đa việc người dân phải cung cấp lại giấy tờ; tiến tới liên thông với cơ quan đăng ký, cơ quan thuế, tổ chức tín dụng và Cổng Dịch vụ công quốc gia để văn bản công chứng điện tử được sử dụng ngay trong các thủ tục hành chính tiếp theo.

Trụ cột thứ hai là lưu trữ điện tử, bảo đảm hồ sơ công chứng được quản lý đầy đủ trên môi trường số, đáp ứng yêu cầu về tính toàn vẹn, xác thực, an toàn, bảo mật và khả năng lưu trữ, tra cứu lâu dài; đồng thời xây dựng lộ trình số hóa, chuẩn hóa và đồng bộ các kho dữ liệu công chứng hiện có.

Trụ cột thứ ba là quản lý công chứng điện tử, chuyển từ phương thức quản lý dựa trên hồ sơ giấy sang quản lý dựa trên dữ liệu số, tạo điều kiện để cơ quan quản lý theo dõi, kiểm tra, giám sát kịp thời, phát hiện và xử lý các rủi ro, vi phạm.

Các chuyên gia pháp lý cũng nhận định, trong bối cảnh nhiều quốc gia và cả Việt Nam đang nghiên cứu giảm dần yêu cầu công chứng bắt buộc đối với một số giao dịch bất động sản trên cơ sở xác thực dữ liệu số, nếu hoạt động công chứng vẫn vận hành chủ yếu bằng hồ sơ giấy và quy trình thủ công, chính nghề công chứng sẽ trở thành “điểm nghẽn” của chuỗi giao dịch số. Vì vậy, công chứng điện tử không còn là lựa chọn mang tính kỹ thuật mà đã trở thành điều kiện sống còn để bảo vệ và phát triển nghề công chứng.

Tuy nhiên, một số công chứng viên cũng lưu ý, dữ liệu số không thể thay thế hoạt động thẩm định pháp lý của công chứng viên. Dữ liệu chỉ là công cụ hỗ trợ, trong khi việc kiểm tra tính hợp pháp, xác thực và bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch vẫn là chức năng cốt lõi của công chứng. Bên cạnh đó, cần phân biệt rõ văn bản công chứng điện tử có giá trị bản chính với bản số hóa phục vụ lưu trữ. Văn bản công chứng điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng; trong khi bản số hóa hồ sơ giấy lưu trữ chỉ cần chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng.

Ở góc độ người dân, chị Thanh Huyền (phường Ngọc Hà, thành phố Hà Nội) cho hay, công chứng điện tử không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dân. Thay vì phải đi lại nhiều lần và nộp nhiều loại giấy tờ, người dân có thể thực hiện các giao dịch nhanh chóng, thuận tiện trên môi trường số, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Hơn nữa, việc lưu trữ bằng bản điện tử giúp yên tâm khi sử dụng mà không phải bảo quản bằng bản giấy bất tiện như trước đây.

Đặc biệt, theo chị Huyền, công chứng điện tử sẽ trở thành “lá chắn” bảo vệ tài sản của người dân trong môi trường số. Trong bối cảnh các giao dịch được thực hiện trực tuyến, nguy cơ giả mạo chủ thể, giả mạo tài sản và tấn công dữ liệu bằng công nghệ, trí tuệ nhân tạo ngày càng gia tăng, quy trình đối soát sinh trắc học nghiêm ngặt kết hợp với sự kiểm thẩm độc lập của công chứng viên sẽ góp phần bảo vệ tài sản của công dân, nhất là các nhóm yếu thế trước tội phạm công nghệ cao.

Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam Nguyễn Thị Thơ khẳng định, công chứng điện tử không phải là lựa chọn tùy nghi mà là giải pháp chiến lược để bảo vệ và phát triển nghề công chứng trong môi trường số.

Để hiện thực hóa mục tiêu này, Hiệp hội đặt mục tiêu đến hết năm 2026, 100% tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử theo Luật Công chứng năm 2024 và Nghị định số 104/2025/NĐ-CP; đồng thời phát huy vai trò đầu mối của Hiệp hội trong huy động nguồn lực triển khai chuyển đổi số.

Cùng với đó, Hiệp hội sẽ triển khai đồng bộ ba trụ cột chuyên môn và các giải pháp công nghệ như áp dụng rộng rãi chữ ký số, dấu thời gian, công nghệ đọc chip căn cước công dân, xác thực sinh trắc học để nâng cao chất lượng thẩm định; từng bước số hóa, chuẩn hóa dữ liệu lịch sử phục vụ tra cứu lâu dài; nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) với vai trò công cụ hỗ trợ nghiệp vụ, bảo đảm tuyệt đối an toàn dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật.

Có thể thấy, hành lang pháp lý cho công chứng điện tử đã hoàn thiện đầy đủ với hệ thống quy định đồng bộ từ Luật Giao dịch điện tử năm 2023, Bộ luật Dân sự năm 2015, Luật Đất đai năm 2024, Luật Công chứng năm 2024 đến các văn bản hướng dẫn thi hành. Đặc biệt, Nghị định số 151/2025/NĐ-CP của Chính phủ đã tạo cơ sở pháp lý để người dân sử dụng văn bản công chứng điện tử trong thực hiện thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công, góp phần thúc đẩy cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, công chứng điện tử không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với sự phát triển của nghề công chứng. Việc triển khai công chứng điện tử không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ, rút ngắn thời gian, giảm chi phí và bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch, mà còn góp phần xây dựng nền công chứng hiện đại, minh bạch, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số.