Chuẩn hóa khai báo hải quan với hàng chuyển phát nhanh

Từ ngày 16/11/2026, thủ tục hải quan đối với hàng bưu chính, chuyển phát nhanh quốc tế có thêm yêu cầu định danh, xác thực điện tử và điều chỉnh cơ chế nộp thay thuế, phí. Những thay đổi đặt ra yêu cầu chuẩn bị đồng bộ về thông tin khai báo, phối hợp chủ hàng và thực hiện nghĩa vụ tài chính.

Thứ Bảy, ngày 03/10/2026 - 20:22

Doanh nghiệp chuyển phát nhanh thực hiện khai báo và nộp thay thuế cho chủ hàng theo quy định. (Ảnh: CHQ)

Làm thủ tục thay vẫn cần chủ hàng phối hợp

Trong hoạt động bưu chính, chuyển phát nhanh quốc tế, doanh nghiệp có thể thay mặt chủ hàng thực hiện thủ tục hải quan. Tuy nhiên, việc đứng ra khai báo không có nghĩa mọi yêu cầu đều chỉ được giải quyết giữa doanh nghiệp dịch vụ và cơ quan hải quan. Khi yêu cầu định danh, xác thực điện tử được bổ sung, sự phối hợp của người gửi, người nhận là một phần cần được tính đến trong quá trình thực hiện.

Đối với hàng bưu chính Nhóm 1 và hàng chuyển phát nhanh Nhóm 2, doanh nghiệp làm thủ tục thay phải thông báo cho người gửi hàng đối với hàng xuất khẩu, người nhận hàng đối với hàng nhập khẩu phối hợp cơ quan hải quan trong việc định danh, xác thực điện tử. Trách nhiệm của doanh nghiệp vì vậy bao gồm cả việc tổ chức thông báo để chủ hàng tham gia thực hiện yêu cầu liên quan.

Đây là điểm đáng chú ý trong những thay đổi về thủ tục hải quan sẽ áp dụng từ ngày 16/11/2026 theo Thông tư số 142/2026/TT-BTC, được Bộ Tài chính ban hành ngày 29/9/2026. Yêu cầu định danh, xác thực điện tử được bổ sung đối với người khai hải quan làm thủ tục cho hàng bưu chính Nhóm 1 và trong trách nhiệm của doanh nghiệp chuyển phát nhanh đối với hàng Nhóm 1, Nhóm 2.

Vấn đề doanh nghiệp cần chuẩn bị là cách đưa yêu cầu phối hợp này vào quy trình đang thực hiện. Khi tiếp nhận hàng và thông tin phục vụ khai báo, doanh nghiệp cần nhận diện đúng trường hợp phải thông báo cho người gửi, người nhận. Việc cập nhật hệ thống khai báo cần đi cùng rà soát khâu tiếp nhận thông tin và liên hệ với chủ hàng.

Trước yêu cầu xác thực, một công việc nền tảng khác vẫn phải được thực hiện đúng: xác định hàng hóa thuộc nhóm nào. Với hàng nhập khẩu qua bưu chính, chuyển phát nhanh, trị giá của gói hàng là một căn cứ, nhưng chưa đủ để kết luận hàng hóa đáp ứng tiêu chí của nhóm tương ứng.

Một kiện hàng nằm trong định mức miễn thuế nhập khẩu còn phải được đối chiếu với chính sách quản lý mặt hàng. Người khai cần xác định hàng hóa có thuộc trường hợp được miễn giấy phép, điều kiện, kiểm tra chuyên ngành hoặc không thuộc mặt hàng phải có giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành theo pháp luật chuyên ngành hay không.

Đối với hàng bưu chính, những tiêu chí này được quy định cho gói, kiện hàng nhập khẩu thuộc Nhóm 1. Đối với dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, nội dung sửa đổi về phân nhóm áp dụng cho hàng nhập khẩu thuộc Nhóm 2. Cách phân nhóm của hai loại hình dịch vụ cần được phân biệt rõ trong quá trình khai báo.

Điều cần lưu ý là trị giá thấp không thay thế các điều kiện quản lý hàng hóa. Đồng thời, việc nằm trong định mức miễn thuế nhập khẩu không đồng nghĩa hàng hóa đương nhiên được miễn mọi loại thuế. Nghĩa vụ tài chính vẫn phải được xác định theo chính sách áp dụng đối với từng mặt hàng.

Nhìn từ quá trình thực hiện, xác định nhóm hàng và phối hợp xác thực có quan hệ trực tiếp với nhau. Doanh nghiệp phải nhận diện đúng hàng hóa để áp dụng thủ tục tương ứng, từ đó thực hiện đầy đủ trách nhiệm khai báo và thông báo cho chủ hàng trong những trường hợp được quy định.

Các yêu cầu về hồ sơ, chứng từ và điều kiện khai qua hệ thống cũng được cập nhật. Vì vậy, sự chuẩn bị cần bao quát cả thông tin hàng hóa, chứng từ sử dụng và trách nhiệm của các bên. Chỉ cập nhật biểu mẫu hoặc phần mềm sẽ chưa bao quát hết những công việc doanh nghiệp cần rà soát trước khi quy định mới được áp dụng.

Nộp thay thuế phải theo sát từng tờ khai

Nếu khai báo đặt ra yêu cầu phối hợp giữa doanh nghiệp và chủ hàng, thì nộp thay thuế đòi hỏi doanh nghiệp theo dõi đầy đủ nghĩa vụ tài chính phát sinh. Việc doanh nghiệp đứng ra nộp tiền cần được gắn với tờ khai tương ứng, khoản phải nộp và chứng từ cung cấp cho chủ hàng.

Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm đối với các tờ khai hải quan có thuế, phí, lệ phí đã được làm thủ tục hải quan.

Doanh nghiệp chuyển phát nhanh được nộp thay tiền thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp, tiền thuế ấn định, phí hải quan và lệ phí hàng hóa quá cảnh theo quy định pháp luật. Phạm vi nộp thay vì vậy bao gồm nhiều khoản nghĩa vụ tài chính, không chỉ riêng tiền thuế nhập khẩu.

Khi dự kiến phát sinh các khoản phải nộp thay, doanh nghiệp nộp tiền vào tài khoản tiền gửi của cơ quan hải quan nơi đăng ký tờ khai tại Kho bạc Nhà nước. Số thuế, phí, lệ phí phải nộp của từng tờ khai phát sinh được trừ vào khoản tiền đã nộp trước để thực hiện thông quan, giải phóng hàng hóa.

Điểm cần được theo dõi là mối liên hệ giữa khoản tiền nộp trước và nghĩa vụ của từng tờ khai. Doanh nghiệp phải xác định số cần nộp, theo dõi số đã được trừ và đối chiếu với hồ sơ khai báo. Việc bố trí tiền nộp trước do đó đi cùng trách nhiệm tính đúng các khoản phát sinh.

Trách nhiệm này được xác định cụ thể đối với người khai hải quan là doanh nghiệp chuyển phát nhanh: tự khai, tự tính, tự nộp thuế, phí, lệ phí. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm đối với các tờ khai hải quan có thuế, phí, lệ phí đã được làm thủ tục hải quan. Doanh nghiệp cũng tự xác định số tiền cần nộp trước vào tài khoản tiền gửi của cơ quan hải quan.

Với chủ hàng, chứng từ về khoản tiền doanh nghiệp thu, nộp thay là một phần của quá trình thực hiện nghĩa vụ tài chính. Trường hợp sử dụng biên lai, doanh nghiệp phải phát hành biên lai thu thuế, phí, lệ phí để trả cho chủ hàng theo quy định; đồng thời thực hiện các yêu cầu về đăng ký sử dụng, định dạng và xử lý biên lai đã lập.

Doanh nghiệp còn có trách nhiệm phối hợp hải quan nơi đăng ký tờ khai đối chiếu chứng từ thu, nộp ngân sách nhà nước. Như vậy, quá trình nộp thay cần được theo dõi từ lúc xác định nghĩa vụ đến khi thực hiện thu, nộp và đối chiếu chứng từ, thay vì chỉ dừng ở thao tác chuyển tiền.

Đây cũng là lý do việc cập nhật quy trình cần có sự thống nhất giữa các bộ phận tiếp nhận thông tin, khai hải quan và theo dõi thu, nộp. Thông tin hàng hóa và trị giá là căn cứ xác định nghĩa vụ; tờ khai thể hiện khoản phải nộp; chứng từ ghi nhận việc thực hiện. Các khâu này cần được đối chiếu với nhau trong quá trình doanh nghiệp làm thay cho chủ hàng.

Những thay đổi về biểu mẫu, chỉ tiêu khai báo và hệ thống điện tử phục vụ quá trình đó. Các bảng kê hàng hóa, tờ khai đã hoàn thành thủ tục và bảng tổng hợp tiền thuế được cập nhật, đặt ra yêu cầu rà soát dữ liệu đang sử dụng để khai báo, theo dõi và đối chiếu.

Ở phía cơ quan quản lý, Cục Hải quan được giao xây dựng Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan, ban hành định dạng thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu mới. Việc chuẩn bị hệ thống cần được triển khai đồng bộ với các thay đổi trong quy trình thực hiện của doanh nghiệp.

Trước ngày 16/11/2026, công việc cần rà soát không chỉ nằm trên tờ khai điện tử. Đó còn là cách xác định nhóm hàng, thông báo để chủ hàng phối hợp xác thực, tính khoản phải nộp và đối chiếu tiền nộp thay. Trách nhiệm rõ ở từng khâu là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện đầy đủ vai trò làm thủ tục, nộp thuế thay cho chủ hàng.

MINH PHƯƠNG