Công tác bảo quản, phát huy hiệu quả giá trị nguồn TLLT quốc gia luôn được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xác định là nhiệm vụ quan trọng trong suốt hành trình 55 năm hình thành và phát triển.
Nguồn sử liệu quý giá
Theo số liệu từ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, hiện bốn trung tâm lưu trữ quốc gia trực thuộc Cục đang bảo quản hơn 30 km (tính về chiều dài) giá chứa, đựng các tài liệu, trong đó có nhiều tư liệu cổ, thể hiện trên các chất liệu như: giấy, ảnh, băng từ, gỗ… hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương thuộc các chế độ khác nhau và của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu, phản ánh đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội Việt Nam từ thế kỷ 15 đến nay.
Đặc biệt quý là những khối tài liệu có giá trị đặc biệt như: Mộc bản triều Nguyễn (bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV) đã được UNESCO công nhận là Di sản tư liệu thế giới năm 2009, bao gồm nhiều bản khắc gỗ chữ Hán-Nôm phản ánh mọi mặt về đời sống xã hội, lịch sử, địa lý Việt Nam dưới triều Nguyễn; hay Châu bản triều Nguyễn (bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I) được UNESCO công nhận là Di sản tư liệu khu vực châu Á - Thái Bình Dương năm 2014 có giá trị kép về tính sử liệu và pháp lý, là khối tài liệu hành chính duy nhất còn lưu giữ được của vương triều phong kiến cuối cùng của Việt Nam; hay Tập Sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa (từ 30-8-1945 đến 28-2-1946) thể hiện bản lĩnh của chính quyền cách mạng non trẻ dưới sự lãnh đạo của Chủ tịch Hồ Chí Minh trong những ngày đầu Cách mạng Tháng Tám thành công.
Đến nay, chưa thể có thống kê chính xác về số lượng các TLLT quý, một phần do nước ta trải qua nhiều biến động lịch sử với chiến tranh, loạn lạc, cho nên nhiều tư liệu có giá trị thất lạc, một phần do không ít tư liệu vẫn đang được bảo quản ở các nơi thờ tự hay đang được người dân sở hữu. Dù chưa đầy đủ nhưng có thể xem những tài liệu còn lưu giữ được tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia là những bằng chứng lịch sử quý giá chứa đựng các thông tin của quá khứ, phản ánh thành tựu sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ, góp phần xác lập, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ đất nước.
Đây cũng là kết quả đáng tự hào của công tác bảo quản tài liệu khi chúng ta phải đối mặt với nhiều thách thức từ điều kiện lịch sử xã hội, khí hậu khắc nghiệt, cơ sở vật chất bảo quản còn thiếu thốn cùng nhận thức chưa đầy đủ của xã hội về vai trò, giá trị của TLLT. Đơn cử, chỉ riêng Châu bản triều Nguyễn cũng đã trải qua nhiều lần vận chuyển, hết từ Huế vào TP Hồ Chí Minh, Đà Lạt, rồi lại quay lại TP Hồ Chí Minh, ra Hà Nội, tiếp tục qua hai lần vận chuyển mới được chuyển về Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Cán bộ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I cho biết, số lượng Châu bản triều Nguyễn chỉ giữ được một phần, lại chịu ảnh hưởng thời tiết nóng ẩm nên chất liệu hư hỏng nặng, tu bổ phải qua nhiều công đoạn từ bóc tách tới khử trùng, khử nấm mốc, bồi nền.
Tuy nhiên, dù phải đối mặt nhiều khó khăn thì công tác khôi phục, bảo quản tư liệu thời gian qua vẫn có nhiều bước tiến rõ rệt nhờ sự quan tâm đầu tư trang thiết bị của Nhà nước, sự tư vấn của các chuyên gia nước ngoài và trình độ ngày càng cao của đội ngũ cán bộ. Do đó, thách thức lớn hơn đặt ra với ngành lưu trữ là phát huy giá trị của những TLLT thế nào trong cuộc sống hôm nay.
Để tài liệu lưu trữ phát huy giá trị
Phát huy giá trị TLLT quốc gia về bản chất là thông qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu nhằm đưa giá trị thông tin vào thực tiễn cuộc sống, coi đó là nguồn lực gián tiếp mang lại lợi ích vật chất và tinh thần, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển. 55 năm qua, công tác này được thực hiện với nhiều hoạt động như: phục vụ sử dụng tài liệu tại hệ thống các phòng đọc ở bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng; triển lãm, trưng bày thường xuyên các TLLT. Số lượng bạn đọc đến với các phòng đọc ngày càng tăng, nhưng chủ yếu vẫn là người nước ngoài, các nhà nghiên cứu. Trong khi đó, công chúng nước ta vẫn còn khá xa lạ với các Trung tâm Lưu trữ, TLLT. Một số người tìm đến các Trung tâm để được cung cấp, khai thác thông tin qua in-tơ-nét nhưng điều kiện tiếp cận còn khó khăn, các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng, song còn ít so với khối tài liệu hiện có và vẫn mang tính đơn lẻ, chưa được tích hợp để đưa lên mạng nên không thể đáp ứng nhu cầu của đông đảo công chúng.
Để giải quyết những hạn chế mang tính cấp bách này, theo Cục trưởng Văn thư và Lưu trữ nhà nước Đặng Thanh Tùng, cần tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin sâu, rộng trong tất cả các nghiệp vụ của ngành để tiến tới xây dựng hình thái “Văn thư - Lưu trữ điện tử”. Các TLLT cần được số hóa nhanh chóng dưới dạng các văn bản điện tử, có giá trị pháp lý, bảo đảm tính chứng cứ và được xử lý, lập hồ sơ điện tử trên diện rộng.
Cùng với đó là việc đẩy mạnh công bố, khai thác, phát huy giá trị TLLT trên mạng in-tơ-nét để không chỉ cung cấp kiến thức lịch sử, xã hội mà còn góp phần giáo dục tinh thần yêu nước, bảo vệ chủ quyền quốc gia cho người dân; trong đó, cần chú ý khai thác ưu thế của mạng xã hội và truyền thông xã hội để tận dụng khả năng lan truyền thông tin nhanh và rộng đến mọi đối tượng. Thời gian tới, ngành lưu trữ sẽ đổi mới, đa dạng hóa các hình thức công bố, giới thiệu TLLT qua mạng với các hoạt động như: tổ chức phòng đọc trực tuyến; trưng bày, triển lãm tài liệu ảo bằng công nghệ 3D; giới thiệu tài liệu trên các mạng xã hội như: facebook, youtube.
Để làm phong phú hơn nguồn TLLT của dân tộc, công tác sưu tầm, thu thập tài liệu quý hiếm trong, ngoài nước cũng cần được đẩy mạnh. Nhất là với các tư liệu đang được người dân sở hữu, cần giúp họ hiểu được quyền lợi và giá trị tài liệu họ sở hữu, từ đó khuyến khích chủ sở hữu biếu, ký gửi, bán tư liệu cho cơ quan lưu trữ hoặc đăng ký tại các cơ quan lưu trữ để được hướng dẫn, hỗ trợ bảo quản, tránh làm thất lạc, mất mát những nguồn TLLT quý. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng cần hoàn thiện thể chế về văn thư, lưu trữ; phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ công cuộc đấu tranh bảo vệ chủ quyền biển, đảo và biên giới quốc gia Việt Nam; chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức quản lý văn bản, tài liệu điện tử trong bối cảnh xây dựng Chính phủ điện tử.
