Từ ngày 1/8/2026, việc cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) có thay đổi khi Bộ Công thương trực tiếp cấp 12 mẫu, trong khi nhiều mẫu còn lại được chuyển cho các cơ quan, tổ chức tại địa phương theo Thông tư 26/2026.
C/O dồn về địa phương, vướng mắc gia tăng
Việc phân cấp kéo theo lượng lớn hồ sơ từ các Phòng Xuất nhập khẩu khu vực thuộc Cục Xuất nhập khẩu chuyển về địa phương. Trong 15 ngày đầu tháng 8, số C/O được cấp tại các địa phương tăng khoảng hai lần so với mức bình quân bảy tháng đầu năm.
Áp lực thể hiện rõ tại những địa bàn có lượng doanh nghiệp xuất khẩu lớn hoặc đặc thù hàng hóa cần cấp C/O nhanh. Tại Thành phố Hồ Chí Minh, Sở Công thương đã thành lập tổ cấp C/O gồm 7 thành viên, tiếp nhận 9.056 hồ sơ, trong đó hơn một nửa đến từ doanh nghiệp ngoài địa bàn. Tại Hà Nội, 2.576 hồ sơ đã được gửi đến Sở Công thương, với 43% đến từ các địa phương khác và dự kiến có thể lên khoảng 1.500 bộ mỗi ngày, khiến địa phương phải đề xuất bổ sung nhân sự.
Tại các tỉnh biên giới, yêu cầu giải quyết nhanh càng tạo thêm áp lực. Quảng Ninh hiện xử lý khoảng 90-100 bộ hồ sơ mỗi ngày, cán bộ phải làm việc 12-16 giờ/ngày, kể cả cuối tuần, do nhiều mặt hàng tươi sống cần hoàn tất chứng từ nhanh. Tại Lạng Sơn, số doanh nghiệp đăng ký tăng 15% so với trước ngày 1/8. Khoảng 99% C/O tại đây chủ yếu phục vụ xuất khẩu nông sản, hoa quả sang Trung Quốc.
Không chỉ tăng khối lượng, cách thức triển khai cũng phát sinh nhiều vướng mắc. Một số hồ sơ còn thiếu thành phần, thông tin về doanh nghiệp chưa thống nhất hoặc doanh nghiệp lựa chọn chưa đúng cơ quan có thẩm quyền. Những trường hợp liên quan đến thay đổi địa giới hành chính, tên đơn vị hoặc cách thể hiện tên doanh nghiệp bằng tiếng Việt và tiếng Anh cũng gây khó khăn trong quá trình đối chiếu.
Bên cạnh đó, tình trạng phải bổ sung nhiều loại chứng từ, trong đó có trường hợp dữ liệu đã có trên hệ thống hải quan hoặc hệ thống của doanh nghiệp nhưng vẫn được yêu cầu cung cấp thêm tài liệu chứng minh quá trình sản xuất, hình ảnh các công đoạn sản xuất. Việc tải dữ liệu lên hệ thống điện tử cũng gặp tình trạng giới hạn dung lượng, quá tải, làm kéo dài thời gian giải quyết.
Những vướng mắc này không chỉ ảnh hưởng đến cơ quan cấp C/O mà còn tác động trực tiếp đến doanh nghiệp xuất khẩu. Theo bà Phan Thị Thanh Xuân, Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký Hiệp hội Da giày - Túi xách Việt Nam, trước đây các phòng xuất nhập khẩu khu vực thuộc Cục Xuất nhập khẩu đã có sẵn thông tin về doanh nghiệp, từ hồ sơ năng lực đến quá trình hoạt động. Khi chuyển về địa phương, cán bộ phải tiếp cận lại thông tin, trong khi doanh nghiệp cũng phải thực hiện lại một số thủ tục, có thể làm kéo dài thời gian cấp chứng từ. Đối với doanh nghiệp da giày, túi xách, C/O là chứng từ quan trọng để hưởng ưu đãi thuế quan tại các thị trường xuất khẩu. Nếu chứng từ chậm, doanh nghiệp có thể gặp khó trong việc hoàn tất thủ tục thông quan, giao hàng đúng hạn và hưởng ưu đãi theo các Hiệp định Thương mại tự do (FTA).
Trong trường hợp chưa có C/O hợp lệ, hàng hóa có thể phải tạm áp dụng mức thuế nhập khẩu thông thường (MFN) cao hơn, sau đó mới làm thủ tục hoàn thuế khi bổ sung được chứng từ. Doanh nghiệp vì vậy có thể phát sinh thêm chi phí và bị đọng vốn lưu động. Chậm hoàn tất chứng từ cũng có thể kéo theo chi phí lưu kho, lưu bãi nếu lô hàng phải chờ tại cảng, thậm chí phát sinh phạt do giao hàng chậm. Với những đơn hàng yêu cầu tiến độ nghiêm ngặt, việc này còn ảnh hưởng đến kế hoạch phân phối của các nhãn hàng quốc tế.
“Việc giao hàng và hoàn tất chứng từ không đúng tiến độ làm xáo trộn kế hoạch phân phối của các nhãn hàng quốc tế. Điều này làm giảm uy tín ngành sản xuất Việt Nam, khiến đối tác cân nhắc điều chuyển đơn hàng sang nước khác”, bà Xuân quan ngại.
Liên thông dữ liệu nhằm giảm thời gian xử lý
Để hạn chế tác động đến hoạt động xuất khẩu trong giai đoạn chuyển tiếp, Hiệp hội Da giày - Túi xách Việt Nam kiến nghị tự động chuyển và kế thừa dữ liệu hồ sơ thương nhân đã đăng ký trên hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử (eCoSys) sang các Sở Công thương. Qua đó, doanh nghiệp không phải đăng ký, khai báo lại thông tin khi chuyển sang cơ quan cấp C/O mới.
Trong thời gian chuyển đổi, Hiệp hội đề xuất áp dụng cơ chế tiếp nhận, xử lý song song hoặc cho phép sử dụng “hồ sơ thương nhân tạm thời”, để doanh nghiệp vẫn có thể nộp hồ sơ xin cấp C/O trong khi hồ sơ thương nhân đang được thẩm định. Với những doanh nghiệp có lịch sử xuất khẩu lâu năm và tuân thủ tốt, cần tăng cường áp dụng cơ chế phân luồng để rút ngắn thời gian kiểm tra.
Hiệp hội cũng đề nghị tăng cường nhân lực, tập huấn và hỗ trợ kỹ thuật cho các Sở Công thương, nhất là tại những địa phương tập trung nhiều doanh nghiệp sản xuất như TP Hồ Chí Minh, Đồng Nai. Với các lô hàng gấp, có lịch giao hàng sát, có thể nghiên cứu cơ chế ưu tiên hoặc xử lý ngoài giờ nhằm hạn chế nguy cơ chậm giao hàng.
Về phía địa phương, Sở Công thương TP Hồ Chí Minh cho biết từ tháng 9/2026, với hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở cam kết thẩm định và cấp C/O trong vòng một ngày. Với hồ sơ chưa hợp lệ, cán bộ tiếp nhận sẽ phản hồi cụ thể để doanh nghiệp nhanh chóng bổ sung, hoàn thiện.
Cùng với giải pháp từ cơ quan cấp C/O, doanh nghiệp cũng cần chủ động hạn chế các lỗi phát sinh trong quá trình nộp hồ sơ. Cơ quan chức năng khuyến nghị doanh nghiệp rà soát kỹ thành phần hồ sơ, chứng từ và chữ ký số trước khi gửi. Một lỗi phổ biến là tài liệu chưa được ký số, chữ ký không hợp lệ hoặc hệ thống không xác thực được, khiến hồ sơ phải bổ sung, nộp lại. Doanh nghiệp đồng thời cần cập nhật và thực hiện đúng quy tắc xuất xứ của từng hiệp định thương mại tự do (FTA). Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu sẽ giúp giảm thời gian chỉnh sửa và hạn chế rủi ro khi hàng hóa đến thị trường nhập khẩu.
Ở cấp quản lý, Cục Xuất nhập khẩu sẽ phối hợp với Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số cùng các đơn vị liên quan hoàn thiện quy trình lưu chuyển hồ sơ, giấy tờ và hạ tầng kỹ thuật phục vụ cấp C/O. Phòng Xuất xứ hàng hóa được giao rà soát, hướng dẫn cụ thể cho các tổ chức cấp C/O về thành phần hồ sơ, trình tự và thủ tục, nhằm thống nhất cách thực hiện. Cục Xuất nhập khẩu cũng tiếp tục hỗ trợ đào tạo nhân sự làm công tác cấp C/O tại địa phương và tập huấn cho doanh nghiệp. Các tổ chức cấp C/O được yêu cầu tập trung xử lý những vấn đề tồn đọng tại cơ sở, kịp thời tháo gỡ vướng mắc và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp.
Về lâu dài, Bộ Công thương đang phối hợp với Cục Xuất nhập khẩu rà soát, thống nhất quy trình cấp C/O, đồng thời xử lý việc các đơn vị có thể tra cứu, tiếp cận hồ sơ thương nhân đã đăng ký tại tổ chức cấp C/O khác. Bộ cũng cho biết cơ chế phân luồng xanh, vàng, đỏ đã được triển khai cùng các quy định về kiểm tra hồ sơ. Đây là cơ sở để đơn giản hóa quy trình đối với những doanh nghiệp có lịch sử xuất khẩu và tuân thủ tốt, qua đó tập trung nguồn lực kiểm tra vào những hồ sơ có rủi ro cao hơn.
Cùng với đó, hệ thống eCoSys cần tiếp tục được nâng cấp, giảm thao tác thủ công và hướng tới tự động hóa quy trình cấp C/O đối với nhóm doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt. Khi dữ liệu được liên thông, quy trình được thống nhất và nguồn lực được phân bổ theo mức độ rủi ro, việc phân cấp C/O sẽ vừa giảm tải cho cơ quan quản lý, vừa rút ngắn thời gian xử lý cho doanh nghiệp. Đây cũng là điều kiện để việc phân cấp không chỉ thay đổi đầu mối thực hiện, mà thật sự tạo thuận lợi hơn cho hoạt động xuất khẩu, hạn chế phát sinh chi phí và rủi ro do chậm chứng từ.
