Ngoài phục vụ nghiên cứu, khối tài liệu này còn có giá trị đặc biệt đối với thực tiễn xây dựng, bảo vệ Tổ quốc hiện nay. Việc đưa tài liệu lưu trữ quốc gia đến gần hơn và lan tỏa giá trị vô giá của nó đến đông đảo công chúng là một đòi hỏi thực tiễn.
Theo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, hiện nay lưu trữ lịch sử nhà nước ở Trung ương đang bảo quản hơn 33.000 m giá tài liệu với khoảng 1.000 phông/sưu tập tài liệu; lưu trữ lịch sử của 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đang lưu giữ khoảng 68.000 m giá với 3.317 phông.
Đây là những bằng chứng chứa đựng thông tin xác thực về nhiều vấn đề, sự kiện thuộc đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của nước ta từ thế kỷ XIX đến nay, góp phần khẳng định, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ đất nước. Cục trưởng Đặng Thanh Tùng khẳng định: Những giá trị của tài liệu lưu trữ quốc gia cần phải được đưa vào đời sống xã hội vì sự phát triển của dân tộc, cần được biến thành những viên kim cương trong dòng chảy lịch sử. Đây không chỉ là sứ mệnh của những người làm lưu trữ mà còn là đòi hỏi của xã hội hiện đại.
Ý thức được điều này, những năm qua, ngành lưu trữ - từ trung ương đến địa phương - đã không ngừng nỗ lực đưa tài liệu lưu trữ phục vụ ngày càng tốt hơn yêu cầu khai thác, sử dụng của các cơ quan, đơn vị và nhân dân, thông qua tổ chức nhiều hoạt động như hội thảo, tọa đàm, triển lãm, xuất bản sách, ấn phẩm, phim tư liệu…
Tuy nhiên, trên thực tế, công tác công bố tài liệu lưu trữ vẫn còn nhiều rào cản, hạn chế. Bà Luyện Thị Thu Thủy, chuyên viên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cho biết: Hoạt động công bố tài liệu lưu trữ còn tự phát, ngắn hạn, phân tán, thụ động, thiếu tính định hướng chiến lược, chưa khai thác được nhiều giá trị tiềm năng của tài liệu lưu trữ để đưa ra phục vụ xã hội đồng bộ và kịp thời. Số lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra công bố, giới thiệu phục vụ xã hội còn ít so với khối lượng tài liệu đang được bảo quản.
Bên cạnh đó, còn thiếu sự đổi mới trong hình thức, cách thức công bố, chưa khai thác được nhiều thế mạnh của khoa học công nghệ, nhất là công nghệ thông tin; và nhất là còn lúng túng trong huy động sự tham gia đóng góp của các nhà nghiên cứu, nhà khoa học, các cơ quan, tổ chức liên quan và cộng đồng để tạo nên sức mạnh tổng hợp.
Theo bà Thủy, nguyên nhân của những hạn chế này là do công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở một số đơn vị, địa phương còn chưa thật sự được coi trọng; đội ngũ cán bộ đảm nhiệm công tác công bố tài liệu ở các trung tâm lưu trữ lịch sử còn ít về số lượng và yếu về chất lượng; nguồn kinh phí phục vụ hoạt động còn eo hẹp… dẫn đến việc triển khai các giải pháp kỹ thuật, xử lý nghiệp vụ làm tiền đề cho hoạt động công bố tài liệu lưu trữ ra công chúng gặp nhiều khó khăn.
Nhằm góp phần giải quyết những thách thức nêu trên, Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế-xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước” đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 2194/QĐ-TTg (ngày 24/12/2021).
Chương trình được thực hiện từ năm 2022 đến năm 2030, với mục đích công bố rộng rãi tài liệu lưu trữ quốc gia nhằm phát huy hiệu quả giá trị tài liệu góp phần phục vụ công cuộc xây dựng, phát triển kinh tế-xã hội của đất nước, của từng ngành, địa phương, vùng miền; giữ gìn bản sắc văn hóa Việt Nam, giáo dục truyền thống lịch sử dân tộc cho các thế hệ, góp phần bảo vệ vững chắc chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ Tổ quốc. Đến nay, có 57/63 tỉnh, thành phố đã ban hành được kế hoạch thực hiện chương trình.
Trao đổi tại tọa đàm “Chia sẻ kinh nghiệm công bố tài liệu lưu trữ quốc gia” vừa diễn ra ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, nhiều chuyên gia cho rằng, để triển khai thực hiện hiệu quả chương trình, bên cạnh đẩy mạnh đầu tư cơ sở vật chất phục vụ hoạt động công bố tài liệu, biến các trung tâm lưu trữ lịch sử trở thành điểm đến của các nhà nghiên cứu, giới khoa học và công chúng, còn cần tập trung nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thông qua mở các lớp bồi dưỡng, tập huấn, tổ chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm, các đoàn khảo sát học tập kinh nghiệm ở trong và ngoài nước...
Muốn nâng cao hiệu quả phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, không thể không chú trọng khâu xử lý các thông tin nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động công bố. Khối tài liệu lịch sử đang được bảo quản ở các trung tâm lưu trữ phần lớn sử dụng chữ Hán-Nôm và tiếng Pháp cho nên gây nhiều khó khăn cho công chúng trong việc tiếp cận, đọc hiểu, nhất là với ngôn ngữ Hán-Nôm đã hình thành cách đây hàng trăm năm.
Do vậy, việc lựa chọn các khối tài liệu theo chủ đề và tổ chức biên dịch toàn văn là vô cùng quan trọng nhằm phá vỡ những rào cản ngôn ngữ, tạo tiền đề để khai thác tối đa giá trị của tài liệu. Tiến tới xây dựng cổng thông tin dữ liệu trên nền tảng bản đồ số có khả năng tích hợp, chia sẻ các tài liệu lưu trữ quốc gia giữa các cơ quan lưu trữ, tạo thành kho dữ liệu số khổng lồ để công chúng có thể tiếp cận nhanh nhất, thuận tiện nhất.
Từ thực tiễn hoạt động của đơn vị, Trưởng phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (Trung tâm Lưu trữ quốc gia I) Đỗ Hoàng Anh cho rằng, cần kết hợp giữa các phương thức truyền thống với hiện đại, đẩy mạnh áp dụng công nghệ số (như: Triển lãm ảo, xuất bản sách điện tử…) để tăng cường hiệu quả công bố tài liệu. Cần đẩy mạnh hợp tác với các đơn vị, cá nhân trong sưu tầm tư liệu lưu trữ, xuất bản các sản phẩm lưu trữ, tổ chức sự kiện trưng bày… nhằm huy động tổng hợp các nguồn lực, gia tăng chất lượng công bố, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Chia sẻ kinh nghiệm trong công tác sưu tầm tài liệu, Phó Giám đốc Sở Nội vụ Hà Tĩnh Mai Trường Sinh cho biết: Tiềm năng tài liệu lưu trữ (như các sắc phong của triều đình) tại các cá nhân, gia đình, dòng họ ở Hà Tĩnh là rất lớn, song nhiều tài liệu quý hiếm vẫn còn nằm trong rương hoặc cuộn tròn trong túi ni-lông, chưa phát huy được giá trị.
Thực trạng này đòi hỏi các cán bộ làm công tác lưu trữ lịch sử phải tăng cường đến các hộ dân để tuyên truyền, phổ biến cho người dân về mục đích, ý nghĩa của tài liệu; vận động họ kê khai, tự nguyện giao nộp, hiến tặng, chuyển nhượng, ký gửi tài liệu quý vào trung tâm lưu trữ lịch sử. Năm 2022, Hà Tĩnh đã đưa nhiệm vụ sưu tầm tài liệu vào “Chương trình công bố tài liệu lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh, giai đoạn 2022-2030”.
Theo ông Mai Trường Sinh, hiện nay đang có sự trùng lặp về chức năng, nhiệm vụ sưu tầm, công bố tài liệu giữa các đơn vị, như: Lưu trữ lịch sử, bảo tàng, thư viện…
Vì thế cần hoàn thiện các văn bản pháp lý, thống nhất và có quy định cụ thể về việc sưu tầm, công bố các loại hình tài liệu thuộc phạm vi của cấp, ngành nào. Ngoài ra, cần có chính sách khuyến khích, ghi nhận đối với các cá nhân, gia đình, tổ chức hiến tặng, giao nộp tài liệu vào cơ quan lưu trữ, góp phần làm giàu có và phát huy tốt hơn giá trị kho tài liệu lưu trữ vô giá của đất nước.
