Ở một bệnh viện có quy mô lớn như Bạch Mai, hồ sơ lưu trữ thông tin bệnh nhân từng là cả một “núi giấy tờ”: Thông tin xét nghiệm, kết quả chụp chiếu, đơn thuốc, phiếu theo dõi, hồ sơ nội trú...

Với khoảng 10.000 bệnh nhân đến viện mỗi ngày, khối lượng giấy tờ khổng lồ ấy trở thành gánh nặng thực sự cho toàn hệ thống từ khâu tiếp đón, chẩn đoán, điều trị đến thanh toán bảo hiểm y tế.

Chỉ trong một thời gian ngắn sau khi hệ thống bệnh án điện tử được áp dụng, diện mạo quản lý khám chữa bệnh ở tại Bệnh viện Bạch Mai đã thay đổi gần như hoàn toàn.

Phó Giáo sư, Tiến sĩ Đỗ Duy Cường, Viện trưởng Viện Y học nhiệt đới Bạch Mai, Bệnh viện Bạch Mai kể lại những trải nghiệm “bước ngoặt” khi bệnh viện bước vào giai đoạn vận hành hoàn toàn trên nền tảng số: "Giờ đây “ai cũng có thể biết hết bệnh nhân”, mọi diễn biến, kết quả xét nghiệm, đơn thuốc, chữ ký đều thể hiện minh bạch, công khai trên hệ thống, dễ dàng truy vết được lịch sử điều trị".

Từ góc nhìn người trong cuộc, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Đỗ Duy Cường mô tả, khi mở hồ sơ của một bệnh nhân, trên màn hình hiện ra đầy đủ lịch sử khám, ngày giờ từng lần khám, các xét nghiệm, siêu âm, nội soi, điện tim,... chỉ cần bấm vào là thấy ngay kết quả. Thay vì in cả chồng phiếu rồi lại phải đi tìm, bác sĩ giờ chỉ cần ngồi tại chỗ để tra cứu; hội chẩn có thể thực hiện từ xa vì mọi người đều có thể xem chung một nguồn dữ liệu.

Những diễn biến lâm sàng, đồ thị theo dõi chỉ số (men gan, chức năng thận…) được hệ thống tự động vẽ sẵn, dễ theo dõi, dễ so sánh giữa các lần khám, giúp ra quyết định điều trị chính xác và kịp thời hơn.

Từ hiệu quả thực tế, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Cường nhấn mạnh thêm một lợi ích rõ rệt, đó là giảm trùng lặp xét nghiệm.

Khi kết quả đã có trên hệ thống, bác sĩ phía sau sẽ nhìn thấy ngay, không bắt bệnh nhân làm lại, tiết kiệm chi phí cho người bệnh. Trước đây, muốn biết bệnh nhân đã khám những ngày nào, ai khám, phải lục tìm trong cả tủ hồ sơ; bây giờ chỉ cần gõ tên, mọi lịch sử hiện ra rõ ràng. Bên cạnh đó, tính pháp lý và truy vết trên hệ thống ghi rõ thời gian trả kết quả, ai ký, ở thời điểm nào, điều đó giúp rà soát nhanh khi có sai sót hoặc khi cần đối chiếu trong các vụ khiếu nại, tố tụng.

Ngày trước, mỗi lần cần hội chẩn, bác sĩ hay điều dưỡng phải cầm từng chồng hồ sơ chạy từ phòng này sang phòng khác. Không chỉ mất thời gian, công sức mà còn dễ thất lạc, nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ và đối chiếu.

Thực tế cho thấy, hồ sơ giấy truyền thống có nhiều hạn chế như cồng kềnh, dễ hư hỏng, khó lưu trữ lâu dài, mất nhiều thời gian tra cứu và đặc biệt là thiếu tính kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ sở y tế.

Ngược lại, bệnh án điện tử mang lại những lợi ích rõ rệt, đặc biệt cho người bệnh: không cần mang theo nhiều giấy tờ khi đi khám, tiết kiệm thời gian chờ đợi nhờ quy trình xử lý tự động, trong khi toàn bộ thông tin bệnh sử, kết quả xét nghiệm, hình ảnh chẩn đoán đều được lưu trữ tập trung.

Chính từ thực tế đó, việc chuyển đổi sang bệnh án điện tử không chỉ là yêu cầu tất yếu, mà còn là bước đi quyết liệt nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, giảm tải cho nhân viên y tế và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho người bệnh.

Từ những thay đổi nhỏ trong thao tác thường ngày, Bệnh viện Bạch Mai đang tiến tới một mục tiêu lớn hơn: loại bỏ hoàn toàn giấy tờ in ấn. Mọi giấy ra viện, đơn thuốc, kết quả xét nghiệm, giấy chuyển tuyến đều được quản lý số hóa, có chữ ký điện tử với giá trị pháp lý tương đương bản giấy.

Theo Phó Giáo sư, Tiến sĩ Cường, điều đó đồng nghĩa với tiết kiệm lớn về chi phí và nhân lực, giúp bệnh viện tiết kiệm khoảng 100 tỷ đồng mỗi năm chỉ riêng chi phí giấy tờ, đồng thời giảm tải công việc thủ công cho hàng trăm nhân viên hành chính.