Cải cách thủ tục sở hữu trí tuệ đang rút ngắn đáng kể thời gian xử lý đơn đăng ký sáng chế, nhưng phía sau đó vẫn là quy trình thẩm định theo các tiêu chuẩn chặt chẽ và áp lực lớn đối với đội ngũ chuyên môn. Từ hoạt động tra cứu tình trạng kỹ thuật trên phạm vi toàn cầu đến việc liên tục nâng cao năng suất xử lý, đội ngũ thẩm định viên đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm chất lượng thẩm định và giá trị thực sự của đổi mới sáng tạo.
Quy trình tra cứu, thẩm định và đánh giá khả năng bảo hộ sáng chế
Vào một buổi sáng đầu tuần tại trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ trên phố Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, Hà Nội, ông Nguyễn Văn Lâm, Phó Trưởng phòng Sinh học và Nông nghiệp, Trung tâm Thẩm định Sáng chế, mở lại bộ hồ sơ đơn đăng ký sáng chế đang được xử lý. Hồ sơ gồm bản mô tả, yêu cầu bảo hộ và các tài liệu kỹ thuật liên quan, dài đến hàng trăm trang. “Có những hồ sơ, chỉ riêng phần mô tả đã phải đọc lại nhiều lần để hiểu hết bản chất kỹ thuật”, ông chia sẻ.
Đây không chỉ là hoạt động tra cứu đơn thuần. Việc thẩm định đơn đăng ký sở hữu công nghiệp được thực hiện theo từng lĩnh vực, bao gồm sáng chế và giải pháp hữu ích; kiểu dáng công nghiệp; nhãn hiệu; chỉ dẫn địa lý. Trong đó, nhóm đơn đăng ký sáng chế và giải pháp hữu ích chiếm tỷ trọng lớn.
Mỗi hồ sơ sáng chế có thể dày hàng trăm trang tài liệu kỹ thuật.
Mỗi hồ sơ sáng chế có thể dày hàng trăm trang tài liệu kỹ thuật.
Quy trình thẩm định đơn đăng ký sáng chế gồm có 6 bước chính, trước khi đến khâu “Cấp văn bằng bảo hộ” và “Công bố văn bằng bảo hộ”. 6 giai đoạn đó bao gồm: nộp đơn, thẩm định hình thức, đăng tải trên cổng thông tin điện tử, công bố đơn, thẩm định nội dung, và thông báo kết quả.
Với mỗi đơn đăng ký sáng chế hoặc giải pháp hữu ích, thẩm định viên phải đọc, phân tích và làm rõ bản chất của giải pháp kỹ thuật được nêu trong hồ sơ, đồng thời tiến hành tra cứu tình trạng kỹ thuật trên phạm vi toàn cầu để xác định liệu giải pháp đó đã từng được công bố hay chưa. Từ những chi tiết kỹ thuật và hệ thống thuật ngữ chuyên ngành tưởng chừng khô khan, quá trình thẩm định được triển khai trong thời gian kéo dài nhiều tháng nhằm bảo đảm rằng các quyết định cấp văn bằng phản ánh đúng giá trị kỹ thuật và pháp lý của đối tượng được bảo hộ.
Một góc Cục Sở hữu trí tuệ
Một góc Cục Sở hữu trí tuệ
Quy trình thẩm định đơn đăng ký sáng chế.
Quy trình thẩm định đơn đăng ký sáng chế.
Theo quy trình được chuẩn hóa theo Luật Sở hữu trí tuệ, hành trình của một đơn đăng ký sáng chế được bắt đầu từ bước nộp đơn, có thể nộp trực tiếp tại Cục hoặc qua hệ thống điện tử.
Từ khi hồ sơ được nộp, việc đầu tiên là thẩm định hình thức, các thẩm định viên sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ đơn theo quy định. Theo cách tiếp cận của pháp luật hiện hành, các thiếu sót về hình thức được xác định theo hướng có thể khắc phục, thay vì là căn cứ để từ chối ngay từ đầu, qua đó tạo điều kiện cho người nộp đơn hoàn thiện hồ sơ trong thời hạn quy định.
Sau khi được coi là hợp lệ, đơn sẽ được công bố theo quy định để công chúng có thể tiếp cận thông tin. Đây là cơ hội để bên thứ ba có thể nộp ý kiến phản đối hoặc cung cấp thông tin liên quan đến khả năng bảo hộ của giải pháp, góp phần hỗ trợ quá trình thẩm định và tăng cường tính minh bạch của hệ thống.
Để bảo đảm chất lượng thẩm định, quy trình kiểm soát được thực hiện qua nhiều cấp, từ thẩm định viên trực tiếp xử lý hồ sơ đến các cấp quản lý chuyên môn trước khi trình lãnh đạo phê duyệt.
Đối với những trường hợp phức tạp, đặc biệt khi phát sinh khiếu nại, cơ quan quản lý có thể thành lập hội đồng tư vấn với sự tham gia của thẩm định viên và các chuyên gia, nhà khoa học trong lĩnh vực liên quan để xem xét lại hồ sơ trên cơ sở độc lập và khách quan.
Sau khi xem xét các tiêu chuẩn về tính mới, trình độ sáng tạo và khả năng áp dụng công nghiệp, kết luận thẩm định sẽ được đưa ra. Nếu giải pháp đáp ứng đủ các điều kiện bảo hộ, Cục sẽ ra thông báo dự định cấp văn bằng bảo hộ. Lúc này, người nộp đơn thực hiện nghĩa vụ nộp phí, lệ phí theo quy định để được cấp văn bằng bảo hộ cho thành quả sáng tạo của mình.
Bà Trần Thu Hà, Quyền Giám đốc Trung tâm Thẩm định sáng chế, cho biết: các cơ quan sở hữu trí tuệ trên thế giới, bao gồm cả Việt Nam, đều công khai thông tin về quá trình và kết quả thẩm định trên các hệ thống dữ liệu. Việc chia sẻ thông tin này, cùng với các cơ chế hợp tác như Patent Prosecution Highway (PPH), mang lại lợi ích đáng kể: đối với các đơn đăng ký được nộp tại nhiều quốc gia, thẩm định viên Việt Nam có thể tham khảo kết quả thẩm định từ các quốc gia xử lý trước để hỗ trợ hoạt động tra cứu và có thêm căn cứ đánh giá. Tuy nhiên, việc đánh giá khả năng bảo hộ vẫn được thực hiện một cách độc lập, trên cơ sở quy định pháp luật và thực tiễn thẩm định tại Việt Nam.
Quy trình thẩm định các đơn đăng ký cấp văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp được thực hiện theo các tiêu chuẩn chặt chẽ, đòi hỏi mức độ chính xác cao. Đối với những hồ sơ có nhiều nội dung tương tự, cần đối chiếu với các tài liệu sáng chế đã được công bố trên thế giới, thời gian thẩm định có thể kéo dài. Tuy nhiên, đại diện Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam cho biết, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về sở hữu trí tuệ của Việt Nam hiện nay cơ bản đã được cơ bản hoàn thiện, lĩnh vực sở hữu công nghiệp có mức độ hội nhập cao và hoạt động thẩm định được triển khai theo các tiêu chuẩn phù hợp với thông lệ quốc tế, bao gồm các hướng dẫn của Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới, qua đó góp phần chuẩn hóa quy trình và cải thiện thời gian xử lý đơn.
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về sở hữu trí tuệ của Việt Nam hiện nay cơ bản đã được cơ bản hoàn thiện, lĩnh vực sở hữu công nghiệp có mức độ hội nhập cao và hoạt động thẩm định được triển khai theo các tiêu chuẩn phù hợp với thông lệ quốc tế, bao gồm các hướng dẫn của Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới, qua đó góp phần chuẩn hóa quy trình và cải thiện thời gian xử lý đơn.
Thẩm định viên làm việc với các cơ sở dữ liệu sáng chế quốc tế.
Thẩm định viên làm việc với các cơ sở dữ liệu sáng chế quốc tế.
“Tính mới tuyệt đối”: Cuộc tìm kiếm không có điểm dừng
Quy trình thẩm định đơn đăng ký sáng chế phải trải qua nhiều khâu chặt chẽ, nhưng phần việc thực sự nặng nề trước khi ra kết luận nằm ở giai đoạn thẩm định nội dung.
Ông Nguyễn Văn Lâm, Phó Trưởng phòng Sinh học và Nông nghiệp, là người đã gắn bó nhiều năm với công đoạn này, mô tả giai đoạn thẩm định nội dung gồm nhiều việc yêu cầu trình độ kỹ thuật: “Trong toàn bộ quy trình xác lập quyền, thẩm định nội dung là giai đoạn then chốt và cũng là khâu tiêu tốn nhiều thời gian nhất. Để đánh giá chính xác một đơn đăng ký, thẩm định viên phải tiến hành tra cứu kỹ lưỡng "tình trạng kỹ thuật" đã được công bố không chỉ tại Việt Nam mà trên phạm vi toàn thế giới”.
Khác với một số đối tượng sở hữu trí tuệ khác, để thẩm định các đơn về sáng chế, đều đòi hỏi "tính mới tuyệt đối": “Đặc thù của sáng chế luôn là hướng tới cái mới”, ông Lâm nhấn mạnh. Điều này có nghĩa là giải pháp kỹ thuật phải khác biệt hoàn toàn với những gì đã được công bố công khai trước đó. Không chỉ các trường hợp sao chép từ các nguồn đã có, mà bất kỳ giải pháp nào không đáp ứng yêu cầu về tính mới đều có thể bị từ chối bảo hộ.
Đặc thù của sáng chế luôn là hướng tới cái mới
Có nghĩa là khi tiếp nhận một hồ sơ, thẩm định viên phải tra cứu không chỉ trong các cơ sở dữ liệu sáng chế trong nước, mà còn tra cứu các thông tin đã được công bố trên thế giới, từ các bài báo khoa học, đến sáng chế đã được cấp bằng ở Hoa Kỳ, châu Âu, Nhật Bản, Trung Quốc và hàng chục quốc gia khác... để làm tài liệu đối chứng, bảo đảm văn bằng được cấp ra thực sự là một bước tiến mới về kỹ thuật. Một hồ sơ đến tay thẩm định viên có thể dày đến hàng trăm trang, nhưng phần việc của thẩm định viên thì trải ra trên phạm vi toàn cầu.
Ông Lâm cho biết thêm: “Khó khăn lớn nhất hiện nay nằm ở việc tiếp cận các công cụ tra cứu và hệ thống cơ sở dữ liệu phù hợp. Nếu thiếu đi các nền tảng dữ liệu đủ mạnh và tương thích, việc nhận diện các giải pháp kỹ thuật tương tự sẽ trở thành một bài toán đầy thách thức”.
Khó khăn lớn nhất hiện nay nằm ở việc tiếp cận các công cụ tra cứu và hệ thống cơ sở dữ liệu phù hợp. Nếu thiếu đi các nền tảng dữ liệu đủ mạnh và tương thích, việc nhận diện các giải pháp kỹ thuật tương tự sẽ trở thành một bài toán đầy thách thức
Ông Nguyễn Văn Lâm
Phó Trưởng phòng Sinh học và Nông nghiệp
Hiện tại, Trung tâm chủ yếu tiếp cận các cơ sở dữ liệu phi thương mại, tức là dữ liệu công khai từ các cơ quan sở hữu trí tuệ trên thế giới, trong khi một số công cụ tra cứu thương mại mạnh hơn, có khả năng phát hiện đơn đồng dạng hoặc kết nối với cơ sở dữ liệu không đăng ký sáng chế, vẫn chưa được khai thác đầy đủ.
Bên cạnh đó, người thẩm định viên thường phải xử lý tài liệu từ nhiều hệ thống ngôn ngữ khác nhau để bảo đảm không bỏ sót thông tin.
Nhưng đó không phải lý do để dừng lại. Thẩm định viên tận dụng mọi nguồn dữ liệu có thể tiếp cận, bổ trợ bằng kỹ năng tra cứu chuyên sâu và kinh nghiệm tích lũy nhiều năm. Kết quả tra cứu để tìm kiếm “tính mới tuyệt đối” là nền tảng hỗ trợ quá trình ra quyết định sau đó.
Những người “bảo chứng” cho tri thức
Trong giai đoạn 2021-2025, số đơn đăng ký sáng chế nộp vào Cục tăng đều từ 8-12% mỗi năm, từ hơn 9.100 đơn năm 2021 lên gần 11.800 đơn năm 2025.
Mỗi quyết định thẩm định ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị pháp lý của sáng chế.
Mỗi quyết định thẩm định ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị pháp lý của sáng chế.
Trong quý I năm 2026, Trung tâm đã xử lý xong 3.259 đơn trong khi chỉ tiếp nhận 2.949 đơn mới, nghĩa là không chỉ theo kịp mà còn đang giải quyết dần tồn đọng.
Trong giai đoạn 2021-2025, số đơn đăng ký sáng chế nộp vào Cục tăng đều từ 8-12% mỗi năm, từ hơn 9.100 đơn năm 2021 lên gần 11.800 đơn năm 2025. Trong cùng thời gian đó, số lượng thẩm định viên của Trung tâm lại giảm dần, từ 60 người xuống còn 55, rồi 53 người tính đến đầu năm 2026.
Nhưng con số đáng chú ý hơn nằm ở năng suất xử lý đơn của mỗi thẩm định viên, từ 127 đơn/người/năm đã tăng lên 232 đơn/người/năm – gấp 1,83 lần chỉ trong bốn năm. Trong quý I năm 2026, Trung tâm đã xử lý xong 3.259 đơn trong khi chỉ tiếp nhận 2.949 đơn mới, nghĩa là không chỉ theo kịp mà còn đang giải quyết dần tồn đọng.
Kết quả đó không đến từ phép màu, mà đến từ việc ứng dụng hệ thống quản trị đơn sở hữu công nghiệp riêng theo tiêu chuẩn WIPO, từ nỗ lực cải cách thủ tục hành chính liên tục, và từ đội ngũ thẩm định viên được đào tạo bài bản cả trong và ngoài nước, sẵn sàng chịu áp lực ngày một lớn hơn với tinh thần và chuyên môn không ngừng hoàn thiện.
Mỗi thẩm định viên thường phụ trách hàng trăm hồ sơ mỗi năm. Để trở thành một thẩm định viên độc lập, một người phải mất ít nhất ba năm đào tạo, vừa học chuyên môn kỹ thuật, vừa nắm luật, lại phải thành thạo ngoại ngữ, đặc biệt mỗi thẩm định viên thưởng chỉ chuyên sâu trong một chuyên ngành nhất định.
“Hoạt động tra cứu phục vụ cho việc thẩm định chủ yếu được thực hiện thông qua môi trường internet và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Điều này đặt ra yêu cầu rất cao về chất lượng công cụ và kỹ năng khai thác dữ liệu của thẩm định viên. Việc đi thực tế tại cơ sở sản xuất chỉ được thực hiện trong những trường hợp thực sự cần thiết chứ không phải là quy định bắt buộc”, một thẩm định viên cho biết.
Sau khi đã thu thập đầy đủ các nguồn tài liệu cần thiết, thẩm định viên sẽ bước vào giai đoạn xem xét và đánh giá khả năng bảo hộ. Bằng cách sử dụng các tài liệu đối chứng có nội dung gần nhất, thẩm định viên tiến hành so sánh giải pháp kỹ thuật trong đơn với tình trạng kỹ thuật đã biết. Từ những phân tích chi tiết này, thẩm định viên mới có đủ căn cứ để đưa ra kết luận cuối cùng về việc giải pháp đó có đáp ứng các tiêu chuẩn để được bảo hộ hay không.
Thực tế hiện nay cho thấy các công nghệ không còn phát triển đơn lẻ mà luôn có sự giao thoa mạnh mẽ giữa nhiều lĩnh vực khác nhau. Điều này tạo ra khó khăn lớn khi mỗi thẩm định viên thường chỉ chuyên sâu trong một lĩnh vực cụ thể. Trước thực tế đó, Trung tâm đã chủ động triển khai mô hình thẩm định nhóm.
“Với những hồ sơ có sự giao thoa về công nghệ, ít nhất hai thẩm định viên từ các lĩnh vực chuyên môn khác nhau sẽ cùng ngồi lại, trao đổi và phản biện lẫn nhau trước khi đưa ra kết luận cuối cùng”, ông Nguyễn Văn Lâm cho biết. Đó không chỉ là cách chia sẻ công việc, mà còn là cách giảm thiểu sai sót trong một lĩnh vực mà mỗi quyết định đều có thể ảnh hưởng đến giá trị kinh tế và pháp lý của một sáng chế.
Ông Lâm chia sẻ thêm về công việc của thẩm định viên trong quá trình thẩm định nội dung các hồ sơ sáng chế: “Chúng tôi không thể chỉ dừng lại ở kiến thức từ nhà trường. Áp lực cập nhật kiến thức mới liên tục, bám sát các xu hướng công nghệ mới nhất là điều kiện tiên quyết để có đủ năng lực đánh giá một hồ sơ tiên phong”. Đó là áp lực thường trực, nhưng cũng là nguồn động lực giữ cho nghề thẩm định sáng chế luôn đòi hỏi sự nghiêm túc và đam mê chân chính.
Thẩm định viên là những người trực tiếp đánh giá và góp phần xác lập cơ sở pháp lý cho các sáng chế mới, thông qua một quy trình thẩm định chặt chẽ theo quy định.
Thẩm định viên là những người trực tiếp đánh giá và góp phần xác lập cơ sở pháp lý cho các sáng chế mới, thông qua một quy trình thẩm định chặt chẽ theo quy định.
Tối ưu thời gian thẩm định, gia tăng cơ hội bảo hộ sáng chế
Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ và chuyển đổi số, đã đặt ra mục tiêu cao đối với số lượng đơn đăng ký sáng chế, văn bằng bảo hộ sáng chế, đó là mức tăng trung bình 16-18%/năm, tỉ lệ khai thác thương mại đạt 8- 10%.
Bà Trần Thu Hà, quyền Giám đốc Trung tâm thẩm định sáng chế, chia sẻ rằng một trong những điểm mới đáng chú ý của luật sửa đổi Luật Sở hữu trí tuệ Luật số 131/2025/QH15 đặt ra chính là việc rút ngắn đáng kể thời gian xử lý đơn đăng ký. Nếu như theo quy định cũ, tổng thời gian nhanh nhất để hoàn tất quy trình thường kéo dài khoảng 20 tháng, thì hiện nay có thể rút ngắn xuống còn 14 tháng kể từ ngày nộp đơn, với điều kiện hồ sơ đầy đủ và người nộp đơn có yêu cầu thẩm định nội dung ngay từ đầu.
“Nếu người nộp đơn không yêu cầu công bố sớm, đơn sẽ được công bố vào tháng thứ 19 kể từ ngày nộp (tương đương 18 tháng theo quy định)”, bà Hà giải thích thêm. Từ đó, nếu đã có yêu cầu thẩm định nội dung, quá trình xem xét diễn ra trong 18 tháng tiếp theo theo luật cũ, và chỉ còn 12 tháng theo quy định mới có hiệu lực từ ngày 1/4/2026. Thời hạn nộp yêu cầu thẩm định nội dung cũng được rút ngắn xuống còn 36 tháng cho cả hai loại bằng độc quyền sáng chế và giải pháp hữu ích.
Trên thực tế, bà Hà cũng lưu ý rằng thời gian xử lý thường kéo dài hơn con số này, vì trong quá trình thẩm định có thể phát sinh các bước để người nộp đơn trả lời thông báo, bổ sung tài liệu và Cục xem xét các ý kiến phản hồi. Đó là điều tất yếu trong một quy trình đòi hỏi sự chặt chẽ cao. Tuy nhiên, kết quả thực tế không nhất thiết phải chờ tới tháng cuối cùng: “Thời hạn 18 tháng thẩm định nội dung là khung thời gian quy định; trong quá trình đó, đơn đã được xem xét liên tục nên kết quả thực tế thường dao động trong khoảng từ 15 đến 20 tháng”, bà Hà cho biết.
Để tối ưu thời gian, người nộp đơn có thể tham khảo các hồ sơ mẫu được đăng tải công khai trên website của Cục Sở hữu trí tuệ. Đây là kênh hỗ trợ thiết thực để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu. Bên cạnh đó, lần đầu tiên Việt Nam áp dụng cơ chế thẩm định nhanh chỉ trong 3 tháng đối với các đơn đáp ứng điều kiện theo quy định của Chính phủ, đặt Việt Nam vào nhóm ít quốc gia trên thế giới có cơ chế riêng cho sáng chế chiến lược.
Đây có thể coi là một tín hiệu chính sách tích cực: Nhà nước không chỉ muốn bảo hộ sáng chế, mà còn muốn làm điều đó đủ nhanh để những đổi mới sáng tạo có thể được đưa ra thị trường kịp thời.
Nhà nước không chỉ muốn bảo hộ sáng chế, mà còn muốn làm điều đó đủ nhanh để những đổi mới sáng tạo có thể được đưa ra thị trường kịp thời.
Rời Trung tâm vào cuối giờ chiều, hành lang lại trở nên yên tĩnh. Những bộ hồ sơ vẫn nằm đó, chờ đợi ngày mai được mở ra, tiếp tục một vòng thẩm định mới. Công việc của các thẩm định viên là câu chuyện ít được nhắc đến trong chủ đề về đổi mới sáng tạo và sở hữu trí tuệ. Nhưng chính họ là những người âm thầm bảo đảm rằng một sáng chế được cấp bằng thực sự là một bước tiến mới, không trùng lặp, không sao chép và có giá trị thực sự.
Trong hệ sinh thái đổi mới sáng tạo đang vận động sôi nổi như ngày nay, vai trò ấy càng trở nên quan trọng. Bởi phía sau mỗi tấm bằng sáng chế không chỉ là quyền lợi của một cá nhân hay doanh nghiệp, mà còn là niềm tin vào một hệ thống, nơi sự sáng tạo được ghi nhận một cách công bằng, chính xác và bền vững.
Ngày xuất bản: 22/4/2026
Chỉ đạo sản xuất: Nguyễn Ngọc Thanh
Tổ chức thực hiện: Hoàng Nhật-Nam Đông
Nội dung: Thảo Lê-Quỳnh Trang-Lê Đức-Yến Phương
Trình bày: Thùy Lâm
