Từ đó góp phần giúp các địa phương nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận một cửa, đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, đồng thời tiết kiệm đáng kể chi phí cho đầu tư cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực.
Trong năm bước giải quyết thủ tục hành chính hiện nay, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích có thể tham gia tới bốn khâu, bao gồm: quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, số hóa hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
Tinh gọn bộ máy, tiết kiệm chi phí
Với những lợi ích trực tiếp cho cơ quan hành chính nhà nước, người dân, doanh nghiệp và xã hội, thời gian qua, nhiều địa phương như: Ðồng Tháp, Hà Tĩnh, Gia Lai hay Kon Tum,… đã tổ chức triển khai chuyển giao các nhiệm vụ, dịch vụ hành chính công cho bưu điện. Cụ thể, Ðồng Tháp là tỉnh đầu tiên trên cả nước thí điểm giao bưu điện tỉnh hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông ở cả ba cấp tỉnh, huyện, xã. Tại cấp tỉnh, Trung tâm Kiểm soát Thủ tục hành chính và Phục vụ hành chính công đã chuyển giao cho bưu điện tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả 11 lĩnh vực.
Tại cấp huyện, có chín trong tổng số 12 đơn vị thậm chí đặt bộ phận một cửa ngay tại bưu điện; bốn đơn vị giao nhân viên bưu điện đảm nhận hoàn toàn việc tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Ðại điện Sở Thông tin và Truyền thông Ðồng Tháp khẳng định, việc chuyển giao không chỉ giúp cơ quan nhà nước giảm chi phí đầu tư cơ sở vật chất, chi thường xuyên mà bộ phận một cửa cũng giảm tải được khối lượng lớn công việc. Người dân, doanh nghiệp cũng được phục vụ tốt hơn, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
Theo thông tin từ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum, thực hiện nhiệm vụ chuyển giao từ Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh, trong năm 2021, Bưu điện tỉnh đã tiếp nhận hơn 30 nghìn hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính; trung bình một nhân viên bưu điện tiếp nhận 4.000 hồ sơ/năm. Như vậy, nếu trước đây phải có 22 người, nay chỉ cần 13 nhân sự đảm nhiệm việc tiếp nhận hồ sơ mà vẫn bảo đảm năng suất, chất lượng và thời gian thực hiện. Nhân viên của bưu điện đều được đào tạo, tiếp cận và ứng dụng công nghệ thông tin nhanh cho nên đã hỗ trợ tích cực các tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản dịch vụ công để thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến và thanh toán trực tuyến. Với sự tham gia của bưu điện, chỉ số hài lòng của người dân đối với cơ quan hành chính nhà nước tại tỉnh đã được nâng cao hơn trước.
Cục trưởng Cục Kiểm soát thủ tục hành chính (Văn phòng Chính phủ) Ngô Hải Phan cho biết, việc gắn số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính với tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục hành chính sẽ góp phần hình thành dữ liệu sạch, chính xác, đồng thời thúc đẩy chuyển đổi tại bộ phận một cửa nói riêng và của các cơ quan nhà nước nói chung, tiến tới thực hiện công dân số, doanh nghiệp số, kinh tế số, xã hội số. Cơ chế đã có, Chính phủ cũng đã cho phép các địa phương được chuyển giao một số công việc cho doanh nghiệp bưu chính công ích qua hình thức đấu thầu. Trước đây, Quyết định số 45/2016/QÐ-TTg chỉ cho phép doanh nghiệp bưu chính công ích tham gia vào tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính, đến nay, Quyết định 468/QÐ-TTg đã nâng cao công việc, trách nhiệm của nhân viên bưu điện thực hiện như công chức tại bộ phận một cửa.
Từng bước nhân rộng mô hình
Cũng theo Cục trưởng Ngô Hải Phan, lợi ích và sự cần thiết của việc giao doanh nghiệp bưu chính công ích thực hiện tiếp nhận số hóa hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã khá rõ ràng, được chứng minh bằng kết quả cụ thể của các địa phương đang triển khai thí điểm. Giờ đây với Quyết định 468/QÐ-TTg, các địa phương sẽ không thực hiện thí điểm mà từng bước triển khai trên cơ sở đánh giá hiện trạng của từng đơn vị. Tuy nhiên, làm đến đâu phải tốt đến đấy để mang lại những lợi ích thiết thực nhất cho người dân, doanh nghiệp, cơ quan hành chính nhà nước và xã hội.
Thứ trưởng Thông tin và Truyền thông Phạm Anh Tuấn lưu ý, hiện nay Chính phủ đang hướng tới việc tinh gọn bộ máy hành chính, những phần việc có thể xã hội hóa địa phương nên giao cho doanh nghiệp đảm nhiệm. Ðể triển khai hiệu quả Quyết định 468/QÐ-TTg, Bộ Thông tin và Truyền thông sẽ chỉ đạo các đơn vị liên quan xây dựng đề án mẫu, trong đó xác định rõ ràng những lợi ích tổng thể cho người dân, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và xã hội. Ðồng thời, nêu rõ công việc tối đa bưu điện có thể thực hiện từ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ đến trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
Bên cạnh đó, Ðề án cũng sẽ lượng hóa toàn bộ các tình huống có thể xảy ra trên 63 tỉnh, thành phố, đồng thời quy trình hóa các công đoạn chuyển giao. Trên cơ sở đề án mẫu, các cơ quan liên quan sẽ tổ chức khảo sát đánh giá tình hình thực tế để từ đó xây dựng đề án cụ thể triển khai tại từng địa phương với phương châm lấy con người làm trung tâm. Do vấn đề nhân lực đóng vai trò quyết định trong việc triển khai Quyết định 468/QÐ-TTg, Bưu điện Việt Nam cần lựa chọn tốt từng cán bộ tham gia thực hiện nhiệm vụ hành chính công và chuẩn hóa lại tài liệu đào tạo nhân viên tham gia các hoạt động liên quan đến bộ phận một cửa gắn liền với nhiệm vụ cụ thể từng công đoạn. Từng nhân viên bưu điện phải được đào tạo để nắm bắt đầy đủ nội dung công việc, thực hiện thành thục như một công chức tại bộ phận một cửa.
Về vấn đề này, Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam Chu Quang Hào cho biết, đối với nguồn nhân lực của đơn vị đang tham gia vào các dịch vụ hành chính công hiện nay đều tốt nghiệp đại học trở lên, có năng lực chuyên môn, có lý lịch trong sạch, rõ ràng; có tác phong, thái độ giao tiếp cởi mở, thân thiện, đúng chuẩn mực; có tinh thần trách nhiệm và ý thức kỷ luật cao. Căn cứ vào số lượng hồ sơ phát sinh tại từng bộ phận một cửa, Bưu điện Việt Nam sẽ bố trí số lượng nhân viên tham gia vào dịch vụ hành chính công hợp lý nhất trên cơ sở tinh gọn, hiệu quả; một nhân viên đảm nhận một số lĩnh vực nhưng không quá tải, bảo đảm người dân không phải chờ đợi lâu để thực nộp hồ sơ hành chính.
Tổng công ty cũng đã phối hợp với Học viện Hành chính quốc gia, Trường đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đào tạo, tập huấn cho lực lượng quản lý, nhân viên thực hiện trực tiếp các công việc tại bộ phận một cửa. Tại các tỉnh đã triển khai, sau khi được đào tạo, tập huấn, các nhân viên bưu điện đều thực hiện tốt các công việc được giao. Bưu điện Việt Nam đã nâng cấp cơ sở vật chất tại 100% bưu điện cấp tỉnh, cấp huyện để bảo đảm có thể bố trí bộ phận một cửa hoạt động tại đây. Hơn 2.000 bưu điện văn hóa xã được nâng cấp lên mô hình hoạt động cấp thứ 4 để có thể đảm nhiệm các dịch vụ hành chính công và con số này sẽ tiếp tục tăng trong thời gian tới.
