Ðây là một bước đi quan trọng để thành phố thực hiện việc cấp bản điện tử Giấy tờ hộ tịch theo Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 4/1/2022 của Bộ Tư pháp về quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NÐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến.
Ðồng thời, là cơ sở để mở rộng việc ứng dụng, khai thác, sử dụng dữ liệu số hóa sổ hộ tịch trong việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm giấy tờ phải nộp, giảm thời gian giải quyết hồ sơ, giảm đi lại cho người dân. Việc cấp trích lục không phụ thuộc vào diện cư trú (thường trú, tạm trú), mà căn cứ vào việc hộ tịch (kết hôn, khai sinh, khai tử, đăng ký nhận cha, mẹ, con) đã có đăng ký trước đó tại thành phố hay chưa.
Ðể triển khai được quy định về cấp bản sao giấy tờ hộ tịch cho người dân như trên, thành phố đã hoàn thành giai đoạn 1 công tác số hóa sổ hộ tịch. Ðây là một trong các nội dung thuộc Kế hoạch xây dựng các cơ sở dữ liệu nền tảng cho Kho dữ liệu dùng chung của thành phố, phục vụ hiệu quả nhiệm vụ trọng tâm thuộc chương trình Chuyển đổi số của thành phố, kết hợp xây dựng ứng dụng khai thác, phục vụ cho chính quyền, người dân và doanh nghiệp; đồng thời kết nối, quản lý, khai thác với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc do Bộ Tư pháp quản lý. Ðến nay, thành phố đã hoàn thành việc số hóa bốn loại sổ hộ tịch: Sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký khai sinh, sổ đăng ký khai tử và sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, với tổng số hơn 12,8 triệu hồ sơ. Trên cơ sở dữ liệu hộ tịch đã được số hóa đó, các cơ quan, đơn vị chức năng sẽ cấp trích lục tương ứng theo yêu cầu của người dân.
Ðiều dễ thấy là nhiều năm nay, người dân thành phố gặp không ít bất tiện, phiền toái khi muốn cấp trích lục hộ tịch để giải quyết nhiều vấn đề cần thiết lẫn quan trọng phát sinh trong cuộc sống và công việc. Có những người dân phải đi hàng chục cây số, thậm chí cả trăm cây số, mất cả ngày trời đi và về, từ các địa bàn trung tâm thành phố về vùng xa như huyện Củ Chi, Cần Giờ để trích lục hộ tịch, do nơi xa xôi đó là nơi mình sinh ra và lớn lên... Chưa hết, cũng còn có nơi, tinh thần và trách nhiệm đối với công vụ của công chức chưa cao, vẫn còn cung cách làm việc “đủng đỉnh”, chưa nhiệt tình và thân thiện với người dân. Còn với cách làm mới này, trên lý thuyết là không những người dân mà cán bộ hộ tịch đều được thuận lợi hơn so với quy trình trước kia trong thực hiện thủ tục trích lục hộ tịch.
Tuy vậy, để quy trình mới này đi vào thực tiễn một cách suôn sẻ như kỳ vọng của người dân thì các cơ quan, đơn vị và người liên quan cần sự đổi mới, nỗ lực hơn nữa. UBND cấp xã và phòng Tư pháp cấp huyện cần niêm yết (tại chỗ và trên mạng internet) công khai, cụ thể, rõ ràng quy trình cấp trích lục đối với từng loại giấy tờ hộ tịch. Các phương tiện, thiết bị phục vụ công vụ cần được đầu tư, cập nhật, chăm chút kỹ càng hơn để có thể đáp ứng được yêu cầu, khối lượng công việc mới... Ðặc biệt, yếu tố nhân lực cần được chú trọng, bảo đảm cả về số lượng lẫn chất lượng phục vụ.
